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Enterprise Content Management Beratung (ECM): Dokumente fest im Griff

Mit Enterprise Content Management (ECM)-Systemen zu einer bequemen, schnellen und effizienten Verwaltung Ihrer geschäftsbezogenen Dokumente

Mehr Daten, mehr Aufwand, mehr Risiko?

Tagtäglich entstehen in Unternehmen Unmengen an Informationen – und ohne die richtigen Werkzeuge wird deren Verwaltung schnell zum Problem. Manuelle Prozesse kosten Zeit, sind fehleranfällig und bremsen Produktivität sowie Transparenz.

Kommen Ihnen diese Herausforderungen bekannt vor?

  • Dokumente liegen verstreut in verschiedenen Systemen – der Überblick fehlt
  • Datenpflege erfolgt manuell und fehleranfällig.
  • Prozesse sind langsam, weil Freigaben und Workflows nicht automatisiert sind.
  • Informationen werden doppelt oder gar nicht erfasst.
  • Compliance-Anforderungen werden durch unklare Strukturen gefährdet.
  • Wichtige Einspar- und Effizienzpotenziale bleiben ungenutzt.

Wir helfen Ihnen, Enterprise Content Management strategisch aufzubauen – mit klaren Strukturen statt Excel-Chaos.

So wird ECM zur strategischen Grundlage Ihrer Informationsverwaltung

Wir liefern nicht nur Software – wir schaffen Struktur, Transparenz und Sicherheit für Ihr Dokumenten- und Datenmanagement. Gemeinsam mit Ihnen bauen wir ein System auf, das Prozesse automatisiert, Compliance gewährleistet und Informationen effizient nutzbar macht.

Was Sie mit uns erreichen:

  • Weniger Fehler, mehr Sicherheit durch revisionssichere Prozesse.
  • Schneller Zugriff dank digitaler Akten und klarer Strukturen.
  • Automatisierte Workflows für mehr Effizienz.
  • Einfache Compliance ohne Mehraufwand.
  • Kostenersparnis durch smarte Speicher- und Prozessstrategien.

So wird Enterprise Content Management vom lästigen Pflichtprogramm zur strategischen Schaltzentrale Ihrer Informationsprozesse – mit messbarem Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Unsere Leistungen rund um Enterprise Content Management

ECM-Beratung
Wir entwickeln relevante Kennzahlen und etablieren klare Datenprozesse. Damit schaffen Sie die Grundlage für verlässliche Analysen und KI-gestützte Entscheidungen – transparent, konsistent und compliant.
Implementierung
Bestehende Datenquellen werden identifiziert, strukturiert und in eine tragfähige Analytics-Architektur überführt. So schaffen Sie die Grundlage, um Machine Learning und Predictive Analytics kontinuierlich und wirksam einzusetzen.
Integration
Wir finden passgenaue Lösungen für Ihre bestehende Systemlandschaft.
Automatisierung
Wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse mit Dokumenten-Workflows.

Gemeinsam machen wir Ihre Dokumentenverwaltung schneller, einfacher und digitaler – mit ECM!

Jetzt beraten lassen

Welche Anforderungen erfüllt ECM?

Dokumentenmanagement (DMS)

Zu einem effizienten Dokumentenmanagement (DMS) gehört weit mehr als Dokumente nur in einem Dateisystem abzulegen. Es ermöglicht, Ihre Daten strukturiert zu verwalten, sie mit Metadaten zu versehen, zu versionieren und sie gezielt durch Ihre Geschäftsprozesse zu leiten. Auf diese Weise können Sie den Status eines Vorgangs oder eines Dokuments einfach nachvollziehen. Unsere DMS-Lösungen bieten Ihnen außerdem den Vorteil, die benötigten Dokumente an jedem Ort und auf jedem Endgerät zu jeder Zeit darzustellen.

Datenarchivierung

Um Belege revisionssicher und Datenschutz-konform zu speichern und zu archivieren, bedarf es einer geeigneten Archivierungslösung. Ein modernes Archiv berücksichtigt die Unveränderbarkeit von Daten, die richtige Aufbewahrungsdauer sowie eine sichere Löschung. Unsere ECM-Lösungen bieten Ihnen darüber hinaus standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen (SAP, MS Dynamics, JD-Edwards, etc.). Und: eine offene Architektur, die es ermöglicht, nahezu jede Anwendung anzubinden. Durch ein effektives Management der Datenspeicherung kontrollieren Sie, wo und wie Sie Ihre Daten sicher und kostengünstig ablegen.

Intelligent Capture

Analoge Inhalte zu digitalisieren ist sehr viel umfassender, als einfach nur Dokumente einzuscannen. Mit Capturing Tools verarbeiten Sie Inhalte verschiedensten Eingangskanäle (Mail, Papier, Dateisysteme, DMS) und analysieren die eingehenden Dokumente. Die ECM-Software erkennt zum Beispiel, um welche Art von Dokument es sich handelt. Dabei wendet sie automatisiert Regeln an, um die benötigten Metadaten zu extrahieren. Anschließend befördert die Software die Dokumente in die richtigen Prozesse, wo sie mit oder ohne Unterstützung von Mitarbeitenden weiterverarbeitet werden.

Management von Prozessen / Workflows

Prozesse in Unternehmen sind oft komplex und basieren auf dem individuellen Wissen einzelner Mitarbeiter:innen. Das kann sich als problematisch erweisen, wenn die verantwortliche Person erkrankt oder das Unternehmen verlässt. Entsprechende Prozesse / Workflows zu digitalisieren, bringt Ihrem Unternehmen Transparenz und erhöht zudem die Effektivität. Alle Anwender:innen verfügen über die notwendigen Daten und Dokumente, fehlendes Wissen können sie explizit anfordern. Am Ende eines solchen Prozesses steht so immer ein einheitliches, qualitätsgesichertes Ergebnis.

Robotic Process Automation (RPA)

Manche Arbeiten sind eintönig, fehleranfällig und kosten Ihren Mitarbeitenden wertvolle Zeit, die sie anderweitig produktiver nutzen könnten. Robotic Process Automation bietet Ihnen die Chance, solche Aufgaben zu automatisieren, sodass sie schneller und sogar besser erledigt werden. Diese Technologie ist einfach umzusetzen und erzielt einen schnellen Return of Investment (ROI).

Die fünf Phasen der Dokumentenbearbeitung

Enterprise Content Management ist heute viel mehr als „Archivierung“. Vielmehr begleitet ein ECM-System Ihre Dokumente, Videos, Fotos etc. vom Eingang oder der Erstellung bis zur finalen Archivierung. Es ermöglicht Ihren Anwender:innen einen Zugriff auf Dokumente an jedem Ort, zu jeder Zeit, mit jedem Endgerät. 

Grafik der Phasen der Dokumentenbearbeitung im Rahmen von Enterprise Content Management (ECM)

Medienbruchanalyse

So verhindern Sie Medienbrüche in der Dokumentenverarbeitung

Als Medienbruch wird im Kontext des Dokumentenmanagements die Analogisierung eines bereits elektronisch vorhandenen Dokuments bezeichnet. Beispielsweise, indem Sie ein digitales PDF auf Papier ausdrucken und ggf. später sogar wieder einscannen. Die Fragestellung, warum man so etwas tun sollte, ist berechtigt und weit verbreitet. Dennoch kommen sogenannte Medienbrüche viel öfter vor als man denkt. Am besten lässt sich das Thema anhand zweier Beispiele erklären.

Beispiel 1

Beispiel 1: Medienbruch am Anfang der Dokumentenbearbeitung

Ein digitales Dokument geht elektronisch im Unternehmen ein (meist per E-Mail) und ist vom Ersteller sogar elektronisch erzeugt worden (es handelt sich bspw. um ein durchsuchbares PDF). Diese Dokumente sind in der Regel von hoher Qualität, gut lesbar und können beim Checkin in ein DMS-System sofort indiziert werden, um sie später auch anhand ihres Inhalts aufzufinden.

Dennoch kommt es oft vor, dass Mitarbeitende diese Dokumente (bspw. Lieferscheine) ausdrucken, um die erhaltene Ware z. B. gegen den Lieferschein zu prüfen. Das Ergebnis dieser Prüfung vermerkt der Prüfer auf einem ausgedruckten Lieferschein und zeichnet diesen ab. Im weiteren Verlauf wird oft mit dem Papierdokument weitergearbeitet und dieses dann letztendlich erneut eingescannt und in einem Archiv abgelegt. Damit dieses Dokument nun wieder durchsuchbar wird (was es ja zuvor war), ist außerdem eine OCR (Optical Character Recognition) notwendig, die rechen- und zeitintensiv ist. Die Qualität des Originals ist zudem nicht erreichbar.

Beispiel 2

Beispiel 2: Unnötiges Ausdrucken als vermeidbarer Medienbruch

Während sich die Gründe für den Medienbruch im ersten Beispiel noch nachvollziehen lassen (Papier hat auch Vorteile), gibt aus auch Szenarien, bei denen sie vollkommen fehl am Platz sind. Dies sind jene Medienbrüche, bei denen ein Dokument nicht verändert wird. Mitarbeitende drucken es lediglich zur Prüfung aus und scannen es später wieder ein, da die final prüfende Person beispielsweise nicht weiß, dass das zu prüfende Dokument ursprünglich bereits digital vorlag. Insbesondere in Prozessen, die teils analog und teils digital abgewickelt werden, ist es oft intransparent, ob das Originaldokument zuvor bereits elektronisch vorlag.

Beispiel 1

Spechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Prozesse so gestalten, dass Medienbrüche verhindert werden. Gemeinsam finden wir eine Strategie für effiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Zeit, Geld und Nerven sparen.

Welche ECM-Systeme gibt es?

Je nach Anforderung und Voraussetzungen eignen sich ECM-Systeme verschiedener Hersteller. Wir setzen unter anderem auf folgende Technologien:

IBM - Filenet

Das Thema Enterprise Content Management hat bei IBM eine lange Historie und ist von strategischer Bedeutung für den Konzern. Mit dem „Cloud-Pak for Automation“ steht unseren Kunden das komplette Portfolio aus Content, Prozess, Case, Decision und Input-Management unter einer einzigen Lizenz zur Verfügung. Unabhängig davon, welche Prozesse sie „automatisieren“ möchten, das Cloud-Pak for Automation hilft Ihnen dabei.

Hyland - Onbase

Unser Partner Hyland ist ein FullService Anbieter im Bereich Enterprise Content und Case Management. Die Hyland Suite integriert sich exzellent in Umgebungen, die auf Microsoft Office und Active Directory basieren und ermöglicht ein intuitives Arbeiten ohne lange Einarbeitung.

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Jobrouter

Mit JobRouter sind Sie auf dem richtigen Weg zu einer Schritt-für-Schritt Digital-First Strategie. Dank dem Low-Code Ansatz, den die Lösung bietet, lassen sich Prozesse aus jeder beliebigen Abteilung in Ihrem Unternehmen digital abbilden und automatisieren. Von der Rechnungsverarbeitung über Onboarding-Prozesse bis hin zum Fuhrparkmanagement, JobRouter ist unternehmensweit einsetzbar - unabhängig vom bestehenden ERP-System.

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Kofax

Kofax = Scanning ist das, was man auch heute noch mit diesem Hersteller als Erstes verbindet. Dabei sinkt das Volumen an Papierdokumenten stetig. Heute helfen uns die KOFAX Produkte Content aus den verschiedensten Quellen effektiv zu verarbeiten und an Prozess, Content Management oder ERP Systeme weiterzugeben.

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Planet AI

Die Vision von Planet AI ist es, Software für künstliche Intelligenz zu schaffen, die die menschliche Informationsfähigkeit nachahmt. PlanetBrain entwickelt sich über verschiedene Stufen hin zu einem Deep Universal Sequence Understanding System, um zu einer „Artificial General Intelligence (AGI)“ zu werden. Jede Evolutionsstufe bietet eine neue Qualität, die bestehende Produkte verbessert und neue Produkte und Lösungen in unseren Zielmärkten und -szenarien ermöglicht.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf

Wir beraten Sie in einem unverbindlichen Gespräch und zeigen Ihnen die Potenziale und Möglichkeiten unserer Enterprise Content Management Beratung auf. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten und wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen.