Umfangreiche Modernisierung der IT-Landschaft – UTA Edenred geht mit 26 Ländern die ersten Schritte in die Cloud

Darum ging es

Eine in die Jahre gekommene IT-Landschaft birgt nicht nur Sicherheitsrisiken, sondern macht die alltägliche Arbeit mit veralteten Prozessen und geringer Flexibilität uneffektiv. Aus diesem Grund entschied sich UTA Edenred dafür seine IT-Landschaft umfangreich zu modernisieren – und in dem Zuge auch die ersten Schritte in die Cloud zu gehen.

TIMETOACT Software & Consulting (inzwischen Teil der ATVANTAGE GmbH) unterstützte den Mobilitätsdienstleister im Interimsmanagement und stand ihm von Projektbeginn an beratend zur Seite. Bereits heute konnten mit der Einführung von Office 365, Microsoft Teams, Salesforce, Atlassian und weiteren Cloud Services wichtige Meilensteine erreicht werden.

Kernanforderung

Die Kernanforderung bestand zum einen in der Ablösung bestehender Altsysteme durch moderne, zukunftsfähige Lösungen. Notwendig war hierfür ein Interimsmanagement, um das laufende Geschäft in der Übergangsphase sicherzustellen. Zum anderen sollten weitere Lösungen eingeführt werden, die die bestehende IT-Landschaft sinnvoll ergänzen.

UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, einer der führenden Mobilitätsdienstleister Europas, setzte seit vielen Jahren auf etablierte on-premise Systeme. Diese gewährleisteten zwar lange Zeit einen stabilen Betrieb der IT-Infrastruktur, konnten aber die aktuellen Anforderungen nach Flexibilität und Prozesseffizienz nicht mehr bedienen. Vor allem die fehlende Nutzbarkeit auf mobilen Endgeräten und die mangelnde Erfahrung neuer Mitarbeitenden mit diesen Legacy Technologien stellte zunehmend ein Problem dar. Um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, bedurfte es einer Modernisierung der IT-Landschaft. Im Rahmen der strategischen Ausrichtung des Mobilitätsdienstleisters betraf diese Modernisierung das gesamte Unternehmen weltweit in 26 Ländern – mit Fokus auf die Cloud.

Eine umfangreiche Vorbereitung ist das A und O

Um die Managementziele zu erreichen, entschied sich UTA Edenred mit TIMETOACT einen Partner ins Boot zu holen, der bereits aus der Vergangenheit Erfahrung mit vergleichbaren Projekten hatte.

2019 begann das gemeinsame Projekt mit einer einjährigen Planungsphase. Hierbei wurde die gesamte IT-Landschaft unter die Lupe genommen und erfasst, welche Systeme für welche Funktionsbereiche in Einsatz sind und welche Anforderungen in Zukunft erfüllt werden müssen. TIMETOACT stand UTA Edenred bei den Project Management Office (PMO) Aktivitäten zur Seite, da nicht nur Anforderungen und Lösungen definiert, sondern auch Prozesse neu durchdacht werden mussten.

Bestimmte Zielsysteme wurden bereits durch den Mutterkonzern Edenred vorgegeben, weitere Systeme ergaben sich als logische Schlussfolgerung der IST-Analyse – zum Teil mit Individualanpassungen der Software.

Eine ausreichende Planung und Aufwandsschätzung mit der Definition von Prioritäten waren in dieser Phase von zentraler Bedeutung. Eine veraltete IT-Landschaft in diesem Umfang zu modernisieren, benötigt ausreichend Zeit, da vor allem der parallel weiterlaufende Betrieb nicht gestört werden sollte. Daher sollte die Ablösung von Altsystemen und Einführung neuer Systeme schrittweise erfolgen – in einer klar definierten Reihenfolge.

Schrittweise Transformation und Modernisierung

In weiteren Entwicklungs- und Testphasen wurden die Lösungen konzipiert, entwickelt und getestet. Die anschließende Migrationsphase zeichnete sich durch eine Co-Existenz von altem und neuem System aus, die über eine Schnittstelle miteinander kommunizieren. Die Experten und Expertinnen von TIMETOACT unterstützten neben ihrer Beratungsfunktion vor allem im Interimsmanagement der Teams zur Sicherstellung der Managementziele inklusive KPI-Reporting.

Eine besondere Herausforderung im Projekt stellte der technische und inhaltliche Umfang der Altsysteme dar, in denen sich in den vergangenen Jahren viel angesammelt hatte. Hier zu selektieren und richtig zu migrieren, nimmt mehr Zeit in Anspruch als es auf den ersten Blick erscheint. Hinzu kamen verschiedene länderspezifische Anforderungen, die es in der jeweiligen Lösung zu berücksichtigen galt.

Seit Projektbeginn konnte folgendes umgesetzt werden:

Ablösung:

  • Microsoft Office 365 ersetzt die bestehende HCL Domino-basierte E-Mail & Collaboration Plattform

  • Salesforce löst das bisherige HCL Domino-basierte CRM und Supplier Management System ab

  • Mit u. a. auf MS Azure basierenden Cloud Services wurden weitere on-premise Anwendungen modernisiert

Neueinführung:

  • Einführung von Microsoft Teams als Chat und Online Meeting Tool

  • Firmenweite Nutzung der Atlassian Lösungen Jira Software, Jira Service Management und Confluence zur Projektdurchführung und Entwicklung von neuen Produkten

TIMETOACT erhält Projektauszeichnung auf der Leadership Conference 2021

Für die erfolgreichen Migrationen im Rahmen der Modernisierungen erhielten die Experten und Expertinnen von TIMETOACT Group den „UTA Award 2020“ auf der Leadership Conference 2021 verliehen.

„Wir sind stolz auf diese UTA-interne Auszeichnung. Das zeigt uns, dass der Kunde mit unserer Arbeit in den letzten fünf Jahren zufrieden ist – und das freut uns natürlich sehr“, so Thomas Rickert, CTO Cloud Transformation & Platform Engineering bei ATVANTAGE GmbH (Teil der TIMETOACT Group).

Aufbruch zur modernen, transparenten IT

Die ersten großen Schritte in Richtung einer modernen und transparenten IT-Landschaft sind erfolgt, wie beispielsweise die Reduktion der bestehenden Domino LDAP Lösung, weitere wie z.B. die Ablösung des bisherigen Domino-basierten Web Content Management Systems sich derzeit noch in der Umsetzung. UTA Edenred profitiert aber bereits jetzt von Systemen, die moderne Prozesse und so effektives Arbeiten und effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.

Vor allem mehr Flexibilität durch die Cloud konnte wie gewünscht erreicht werden. Zudem können regelkonformes Lizenzmanagement und Cyber-Security sichergestellt werden.

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